Outsourcing procesów biznesowych to strategia, której zasadniczym elementem jest podzlecanie różnych zadań dostawcom zewnętrznym.

Model ten pierwotnie stosowano w produkcji do zarządzania łańcuchami dostaw, ale w tej chwili stał się popularny również w innych branżach. Wykorzystuje się go w sektorze opieki zdrowotnej, zarządzania aktywami, energetyki, farmacji, w dziedzinie e-commerce i nie tylko. Dobrze przemyślany outsourcing pozwala zwiększyć wydajność, obniżyć koszty, a także zoptymalizować wykorzystanie specjalistycznej wiedzy i zaawansowanej technologii.

outsourcing usług

Najważniejsze punkty

  • Outsourcing to wykorzystanie zasobów dostawców zewnętrznych do realizacji konkretnych zadań.
  • Początkowo miał zastosowanie głównie w produkcji, do zarządzania łańcuchem dostaw, ale w tej chwili zyskał popularność również w sektorze usługowym.
  • Dostawcy usług podlegających outsourcingowi sięgają po najnowsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja i zaawansowana analityka, dzięki czemu oferują firmom innowacyjne i wydajne rozwiązania, które pozwalają na znaczne oszczędności.
  • Czasami usługi są zlecane dostawcom zagranicznym. Dobrym przykładem jest helpdesk czy zdalna obsługa klienta.
  • Outsourcing stał się odrębną branżą. Powstają nawet firmy, które specjalizują się w outsourcingu konkretnych obszarów działalności.

Jak działa outsourcing?

Wiele firm, od małych startupów po gigantów przemysłu i biznesu, decyduje się na podzlecanie niektórych procesów, między innymi z uwagi na dostępność innowacyjnych usług we współczesnym mocno konkurencyjnym i dynamicznym środowisku biznesowym.

Ogólnie rzecz biorąc, firmy najchętniej podzlecają zadania z obszaru back-office i front-office. W zakresie operacji back-office, outsourcing dotyczy wsparcia głównej działalności przedsiębiorstwa. Może to być obsługa księgowa, zaplecze IT, obszar HR, monitorowanie zgodności z przepisami czy też zapewnienie jakości. Wszystko po to, by firma mogła skupić się na zasadniczym przedmiocie swojej działalności. Podmioty zewnętrzne zapewniające usługi objęte outsourcingiem zwykle korzystają z najnowszych technologii, dzięki czemu zadania są wykonywane w sposób wydajny i sprawny. Idzie za tym wyraźna poprawa jakości, a często również obniżenie kosztów.

Z kolei outsourcing procesów front-office zwykle obejmuje szeroko rozumianą obsługę klienta: marketing, sprzedaż lub helpdesk IT. Firmy mogą wówczas poprawić doświadczenie klientów i dzięki temu utrzymać przewagę konkurencyjną.

W 2023 światowy rynek outsourcingu usług wyceniano na 281 miliardów dolarów. Eksperci przewidują dalszy wzrost tego sektora w tempie 9,6% do roku 2030.

Diabeł tkwi w szczegółach, czyli słówko o rodzajach outsourcingu

Zakres outsourcingu zależy między innymi od tego, czy usługi są delegowane w kraju czy też dalej, za granicę.

Zagraniczny outsourcing, czyli offshoring, ma miejsce, kiedy firma podzleca konkretne procesy wykonawcom z innego kraju, w którym jest stabilniejsza sytuacja polityczna, mniejsze koszty siły roboczej lub niższe podatki. Przykładowo, amerykańskie przedsiębiorstwa często korzystają z usług dostawców z Singapuru.

Jeśli usługi są delegowane do sąsiedniego kraju, wówczas mówimy o nearshoringu. Mamy z nim do czynienia na przykład kiedy czeska firma pozyskuje wykonawców z Polski.

Trzecia opcja to outsourcing krajowy. To po prostu podzlecanie usług dostawcom z tego samego kraju.

Ostatni model to tak zwany body leasing, czyli outsourcing konkretnych specjalistów. Polega on na wynajmowaniu przez firmę (klienta) specjalistów od dostawcy usług (najczęściej firmy IT) na określony czas do realizacji konkretnych projektów lub zadań.

Korzyści z outsourcingu

Firmy często decydują się na outsourcing, ponieważ oferuje on większą elastyczność operacyjną. Oddelegowując na zewnątrz poboczne procesy i funkcje administracyjne, przedsiębiorstwo może przeznaczyć więcej czasu i zasobów na główny przedmiot swojej działalności. Może na przykład skupić się na opracowywaniu bardziej innowacyjnych produktów lub znacząco podnieść jakość usług.

outsourcing korzysci
Źródło: https://www.egospodarka.pl/35732,Outsourcing-uslug-kto-korzysta,1,39,1.html

Outsourcing zapewnia też dostęp do najnowszych technologii i wyspecjalizowanych zasobów, które w innej sytuacji pozostawałyby poza zasięgiem firmy. Dostawcy zewnętrzni przez cały czas usprawniają własne procesy, włączając nowe rozwiązania technologiczne.

Delegowanie procesów cieszy się też powodzeniem w krajach, w których są wysokie koszty pracy i podatki płacone przez przedsiębiorstwa. Firmy często odnotowują spore oszczędności, kiedy podzlecają część procesów wykonawcom z krajów, w których podatki i koszt pracy są niższe.

Kolejną korzyścią są liczne usprawnienia, takie jak szybka i dokładna obsługa księgowa, większa produktywność oraz możliwość sprawnej realokacji zasobów w razie konieczności.

Wszelkie podwyżki lokalnych podatków dla przedsiębiorstw zwykle skłaniają kolejne firmy do rozważenia outsourcingu. Spotyka się to często z niezadowoleniem wśród lokalnej społeczności. Zdarzało się bowiem, że firma dokonywała cięć zatrudnienia, a następnie powierzała stronom trzecim zadania dotychczas wykonywane wewnętrznie.

Nie wszystko złoto czyli minusy outsourcingu

Choć opisany powyżej model ma bezsprzeczne zalety, nie sposób pominąć jego mrocznej strony. Zlecając zadania podmiotom trzecim firma może narazić się na ryzyko naruszenia ochrony danych. Może się też pojawić bariera komunikacyjna. Mówimy tu, oczywiście, o przypadkach offshoringu lub nearshoringu. Bywa też, że zleceniodawca źle oszacuje koszty podzlecanych usług i musi się pożegnać z oczekiwanymi oszczędnościami, bo praca zewnętrznego dostawcy kosztuje tyle samo lub nawet więcej niż zatrudnienie pracownika etatowego.

Kolejną potencjalną wadą tego modelu są szkody wizerunkowe, jeśli w wyniku delegowania procesów ucierpi jakość obsługi klienta. Wyżej wspominaliśmy też o niezadowoleniu lokalnej społeczności, szczególnie jeśli outsourcing wiąże się z grupowymi zwolnieniami w firmie.

Polska zajmuje drugie miejsce na świecie wśród najbardziej popularnych lokalizacji Centrów Usług Wspólnych, ustępując jedynie Indiom, a wyprzedzając Meksyk. W ostatnich latach odnotowała znaczny wzrost zainteresowania klientów, podobnie jak Bułgaria, Irlandia, Meksyk i Malezja. Atutami Polski są dostęp do wykwalifikowanej kadry, pozytywne doświadczenia klientów oraz korzyści wynikające z członkostwa w Unii Europejskiej, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacji i cyberbezpieczeństwa.

Czym jest Centrum Usług Wspólnych?

Centrum Usług Wspólnych (ang. Shared Services Center, SSC) to jednostka organizacyjna w przedsiębiorstwie, która centralizuje i standaryzuje wybrane procesy i usługi, aby obsługiwać różne działy lub oddziały firmy. Dzięki temu firma może osiągnąć efektywność operacyjną, redukcję kosztów oraz poprawę jakości świadczonych usług.
Przykładowe usługi świadczone przez SSC obejmują:

  • Księgowość i finanse
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR)
  • IT i wsparcie techniczne
  • Zakupy
  • Zarządzanie ryzykiem i zgodność z regulacjami

SSC mogą obsługiwać zarówno jedną firmę (wewnętrzne SSC), jak i wiele podmiotów (zewnętrzne SSC), a ich lokalizacja jest często wybierana na podstawie dostępności wykwalifikowanej kadry, kosztów operacyjnych oraz infrastruktury.

outsourcing badanie
Źródło: Deloitte

Co wpływa na popularność outsourcingu?

Popularność outsourcingu rośnie z kilku kluczowych powodów, z których najważniejsze to:

  1. Digitalizacja: Procesy digitalizacji, które polegają na przekształcaniu tradycyjnych, papierowych i ręcznych operacji na zautomatyzowane, istotnie wpływają na wzrost outsourcingu.
  2. Pandemia COVID-19: Pandemia przyspieszyła rozwój outsourcingu, ponieważ wiele firm musiało szybko dostosować się do pracy zdalnej. Outsourcing umożliwił przedsiębiorstwom zachowanie ciągłości działania, jednocześnie minimalizując koszty operacyjne oraz ryzyko związane z zarządzaniem własnymi zespołami na miejscu.
  3. Powszechność usług i pracy w chmurze: Chmura obliczeniowa zmieniła krajobraz rynku pracy i biznesu. Outsourcing IT, w tym przechowywanie danych, zarządzanie infrastrukturą oraz usługi aplikacyjne, stał się bardziej popularny. Praca w chmurze pozwala na globalny dostęp do zasobów i usług, co z kolei umożliwia outsourcing na skalę międzynarodową.
  4. Model SaaS (Software as a Service): SaaS, czyli model oprogramowania jako usługi, zrewolucjonizował outsourcing IT, umożliwiając firmom dostęp do zaawansowanych narzędzi i aplikacji bez konieczności ich zakupu, instalacji czy zarządzania nimi we własnym zakresie. Dzięki temu firmy mogą obniżyć koszty, zwiększyć efektywność i szybciej reagować na zmieniające się potrzeby rynkowe.

Wymienione czynniki sprawiają, że zlecanie procesów na zewnątrz staje się powszechnie stosowaną praktyką biznesową. Dzięki temu firmy mogą obniżyć koszty operacyjne, a także zwiększyć wydajność i elastyczność. To z kolei sprawia, że łatwiej im jest utrzymać przewagę w dostosowywaniu się do dynamicznego otoczenia biznesowego.

Podsumowanie

Outsourcing polega na oddelegowaniu części procesów specjalistom lub zespołom zewnętrznym, w kraju lub za granicą. Taka strategia może obniżyć koszty firmy, zwiększyć wydajność i zapewnić elastyczność. Outsourcing stał się tak popularny, że w tej chwili jest już oddzielnym segmentem gospodarki, który w dodatku szybko się rozwija.

Według badania Deloitte, przeprowadzonego w latach 2022-2023, Polska zajmuje trzecie miejsce wśród krajów, które cieszą się powodzeniem wśród firm chcących oddelegować część swoich zadań na zewnątrz. To pozytywny wniosek, zważywszy na to, że outsourcing wciąż jest na fali wznoszącej. Może zatem stać się okazją do rozwoju kariery dla wielu rodzimych specjalistów.

Źródła: